Ideenworkshops für technische Fragestellungen

Für eine komplexe, wie z.B. technische Fragestellung Ideen, Konzepte und Lösungen zu finden wird häufig in Unternehmen gefordert. Immer wieder sind Workshops durchzuführen, um in einer Gruppe auf mehr Alternativlösungen zu einem gegebenen Problem zu kommen. Dabei gibt es verschiedene Stoßrichtungen.

• So können Lösungen für ein technisches Detailproblem gefragt sein,
• es kann nach Ideen für eine neue Produktgeneration gesucht werden oder
• es werden Möglichkeiten gesucht, das eigene Patentportfolio zu erweitern.

Falls Sie sich mit dem Gedanken befassen, einen derartigen ein- bis zweitägigen Ideenworkshop bei sich im Unternehmen durchzuführen, sollten Sie die unten aufgeführten Hinweise beachten. Sie sind Erfahrungen aus einem Workshopkonzept, dass in mehr als 150 Workshops bei über 30 Unternehmen erprobt wurden.

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1. Ausrichtung

Zuerst stellt sich die Frage, was Sie mit dem Workshop verfolgen wollen.

• Soll ein neues Feature für Ihr Produkt gefunden werden,
• sollen mögliche Patente in einem definierten Bereich angemeldet werden oder
• sind mehr Ideen für eine technische Fragestellung zu finden?

Jeder dieser Ausrichtungen hat ein leicht geändertes Workshopkonzept zur Folge. Direkt mit der Ausrichtung und Zielsetzung ist somit verbunden, welche Kreativmethoden Sie anwenden können und welcher Teilnehmerkreis gewünscht wird.

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2. Workshopzusammensetzung

Nehmen Sie dazu erst einmal von dem Gedanken abstand, dass jeglicher auf Kreativität ausgerichtete Workshop immer interdisziplinär besetzt werden muss oder Unbeteiligte, wie eine Putzfrau, einzuladen sind. Speziell wenn es um eine technisch anspruchsvolle Aufgabe geht, in dem das technisch-konstruktive Verständnis des Problems wichtig ist, um sinnvolle Lösungen zu suchen, hat dort weder die Putzfrau noch der Vertriebsmitarbeiter etwas zu suchen.

Mit einer Gruppengröße von 3 bis 9 Personen erzielt man die besten Ergebnisse. Darunter kann man es nicht mehr Workshop nennen und bei mehr als 9 Personen steigt der Kommunikationsaufwand zum Abgleich untereinander immens an, so dass Sie mehr Zeit damit verbringen, das Gespräch zu moderieren als auf neue Ideen und Lösungen zu kommen.

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3. Räumlichkeiten

Der gewählte Raum sollte so groß sein, dass die Teilnehmer Ihres Workshops bequem an einem Arbeitstisch sitzen können und außerdem noch Platz ist, um an Moderationswänden zu arbeiten. Wählen Sie eine Raumgröße, die mindestens doppelt so groß ist, wie Ihre Teilnehmeranzahl bei einer normaler Besprechung erfordern würde.

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4. Ausstattung

Als Grundausrüstung sollten Sie auf jeden Fall einen Moderationskoffer, eine Digitalkamera, ein Flipchart und 3-4 Moderationswände (Pinwände) haben. Beamer und Laptop benötigen Sie nur, falls Sie beabsichtigen, Präsentationen zu zeigen oder gleich vor Ort etwas zu dokumentieren.

Zu der Ausstattung des Raumes gehört es sich auch, dass Sie die Verpflegung mit Getränke und Essen geregelt haben.

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5. Aufgabe und Agenda

Vor dem Workshop sollte die zu bearbeitende Aufgabe und die Agenda des Workshops verteilt werden. Bemühen Sie sich die Aufgabe so einfach zu formulieren, dass es nicht zu Missverständnissen kommen kann.

Für die Agenda hat sich die Aufteilung des Workshops in die drei Abschnitte

• Einleitung,
• Kreativteil und
• Bewertungsteil

über viele Ideenworkshops und Diskussionen mit anderen Moderatoren herauskristallisiert. Es gibt einen einleitenden Teil von ungefähr einem halben Tag. In diesem Teil werden folgende Punkte abgehandelt:

• Einführung mit Workshopregeln
• Vorstellungsrunde
• Einleitung durch den Problemverantwortlichen
• Klären der Zielstellung
• Brainwriting
• Galeriemethode

Danach kommt der Kreativteil. Er variiert zwischen einer Stunde und einem Tag. Je nachdem wie viel Zeit man auf die Suche weiterer Ideen verwenden will. Bei manchen Workshops, in denen man nur die schon in den Köpfen vorhandenen Ideen einsammeln will, kann der Teil auch ganz entfallen. Der abschließende Bewertungsteil, in dem die gefundenen Ideen noch einmal priorisiert werden, dauert normalerweise zwei bis drei Stunden.

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6. Regeln für den Workshop

Als Moderator sollten Sie auf jeden Fall die folgenden zwei Regeln beachten:

• Halten Sie die vereinbarten Zeiten ein und
• diskutieren Sie nicht am Problem mit

Falls Sie die Agenda ändern müssen, überziehen oder verkürzen, fragen Sie die Gruppe, ob das in ihrem Sinne ist. Falls Sie am Problem mit diskutieren müssen, machen Sie klar, wann Sie die Moderatorenrolle verlassen und wann Sie sie wieder aufnehmen.

Folgende Workshopregeln haben sich bewährt:

• Wenn es nicht für die Arbeit im Workshop erforderlich ist, sollten die Laptops der Teilnehmer aus bleiben.
• Mobiltelefone sind auszuschalten oder zumindest auf Vibrationsalarm geschalten sein.
• Auf keinen Fall sollte im Workshopraum telefoniert werden.
• Andere Teilnehmer aussprechen lassen und auf Killerphrasen vor der Bewertungsphase verzichten.

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7. Dokumentation und Nachverfolgung

Bemühen Sie sich, die Dokumentation zeitnah nach dem Workshop zu verteilen und bleiben Sie am Ball, wenn Sie weitere Arbeitspunkte vereinbart haben.

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Weitergehende Informationen sind für einen Lehrfilm (DVD, Preis 80,- €) geplant. Dort werden die oben aufgeführten Hinweise weiter erläutert, genauer auf die Agenda und auf Kreativmethoden eingegangen und eine Beispielmoderation eines Workshops gezeigt. Interessenten wenden sich an mich.